Cómo rectificar o anular una factura

Si emites una factura defectuosa, es tu trabajo corregirla. Esto no es solo en interés del cliente, que quiere una factura correcta, sino también de la oficina de impuestos. Debes tener toda la documentación correcta, incluso rectificar o anular una factura, puede ayudarte si investigan tus declaraciones de impuestos.

Verifica tus facturas entrantes lo más a fondo posible. Sería molesto que te negaran la deducción de un impuesto debido a un error evitable. Existen programas de contabilidad confiables que te ayudan a realizar un seguimiento.

Pero, ¿qué implica exactamente rectificar o anular una factura? En este artículo, explicaremos qué significan estos términos y qué debe tener en cuenta al utilizar una plantilla de factura rectificativa.

¿Quién puede rectificar o anular una factura?

Solo el proveedor de servicios, la empresa o el comerciante que la emitió puede rectificar o anular una factura. No se permite una corrección por parte del destinatario de los bienes o servicios, porque Hacienda no la aceptará.

En el caso de una auditoría fiscal o una auditoría especial de impuestos sobre las ventas, las facturas y los recibos son el foco de la investigación. Teniendo en cuenta la cantidad de facturas y recibos que puede acumular una empresa, sería un gran logro hacer esto sin errores.

La realidad es que las empresas suelen cometer errores: por regla general, hay algunos errores pequeños y ocasionalmente algunos grandes. Como resultado, la Agencia Tributaria u otra autoridad investigadora pueden pedirle que ingrese sus deducciones fiscales desde el principio.

¿Cómo escribir una factura rectificativa?

¿Un cliente te ha devuelto productos? ¿Has notado un monto incorrecto en tu factura u olvidado incluir cualquier otra información crucial en ella? ¡Todo lo que necesitas hacer para corregir la situación es escribir una factura rectificativa a tu cliente! Para hacer esto, necesitas saber qué información es crucial al momento de realizar una factura.

Las correcciones escritas a mano también son una opción en algunas situaciones. Si el cliente vuelve a tu negocio con la factura incorrecta, puedes corregir el error a mano con una nota directamente en la factura original.

Sin embargo, debes asegurarte de firmar, fechar y sellar la factura. Deberás hacer una copia de esta nueva factura corregida para tus propios registros y almacenarla junto con la factura original.

Las correcciones escritas a mano parecen fáciles, pero también son una forma sencilla de crear nuevos errores. La forma más segura es publicar una factura rectificativa para la factura inicial incorrecta y luego crear una nueva factura correcta que haga referencia a la primera.

Información requerida para una factura rectificativa

La legislación de España establece que el contenido incluido en una factura emitida, es el mismo que el de una factura ordinaria. Si uno de estos detalles falta o es incorrecto, corres el riesgo de tener registros inadecuados y al presentar declaraciones de impuestos no puedes reclamar tus gastos de impuestos sobre las ventas.

Los estándares de mejores prácticas contables dictan que la siguiente información debe estar presente en cualquier factura emitida por un comerciante:

• El nombre completo, la dirección y la información de contacto tanto del comerciante como del cliente. Esto incluye: la denominación social completa, el NIF y el domicilio social, tanto del emisor como del receptor.
• La fecha de emisión de la factura.
• La fecha en que se proporcionaron los bienes o servicios (fecha de suministro).
• Fecha de vencimiento, para conocer el estado de la factura.
• El número de factura correcto para la factura.
• Descripción precisa de los bienes o servicios prestados.
• El monto adeudado a pagar, incluidos los descuentos preestablecidos aplicables.
• Base imponible: El precio del concepto al que aún no se le ha aplicado los tipos impositivos.
• Tipos impositivos al concepto: El IVA y/o el IRPF, según corresponda.

Hay dos cosas que debes recordar cuando se trata de una factura rectificativa. En primer lugar, debes emitir la información faltante o correcta mediante una factura corregida con un nuevo número de factura.

En segundo lugar, tu factura rectificativa debe referirse claramente a la factura anterior que estás reemplazando. No te preocupes demasiado por los errores ortográficos o los errores tipográficos; en general, si el significado de tu factura es claro, no necesita hacer ninguna corrección.

Factura rectificativa cuando la factura original aún no se ha registrado o enviado

Si la factura incorrecta aún no ha sido emitida al cliente o procesada por el departamento de contabilidad, entonces no es necesario crear una factura rectificativa. Todo lo que necesitas es hacer la factura nuevamente desde cero con el mismo número de factura y enviarla al cliente.

Sin embargo, si el cliente ya ha recibido la factura, debes emitir la corregida lo antes posible. También es una buena práctica informar al cliente que le estás emitiendo una factura rectificativa.

Si la factura aún no se ha pagado y no se ha debitado, puede utilizar una corrección de facturación para corregir tu error. Este es un documento que corrige la información faltante o incorrecta y se envía al cliente antes de que haya pagado la factura.

Al emitir una corrección de facturación, debes asegurarse de que el documento se correlacione claramente con la factura emitida anteriormente. Para hacer esto, incluye la siguiente información:

• Nombre y dirección de la empresa que presta el servicio
• Corrección del error anterior
• Referencia al número de factura y fecha de origen

Generalmente, para llevar un registro de las facturas rectificativas se usa la letra R. De esta forma, la primera factura rectificativa que hagas tendrá la numeración R-1, la segunda será la R-2 y así consecutivamente.

¿Cómo anular una factura cuando ha sido registrada y enviada?

Si la factura ya ha sido enviada, un documento revisado ya no es suficiente. Deberás proceder en dos pasos: en primer lugar, deberás cancelar la factura anterior y emitir una nueva. Puedes cancelar la factura original creando una factura de cancelación con un monto de factura negativo.

Esto significa que la factura original ya no es válida y se cancela cuando se registra la factura de anulación. Asegúrate de que la factura anulada tenga su propio número de factura. Incluye la siguiente información para asegurarse de que esté asignada a la factura original:

• El número de factura original
• La fecha de la factura original

En segundo lugar, deberás crear una nueva factura adecuada, con un nuevo número de factura. Asegúrate de incluir el número de factura original en la línea de asunto. Esto facilitará que el Hacienda comprenda todo el proceso.