Guardar las facturas y las copias de tus declaraciones de impuestos presentadas, es realmente importante. Estas ayudan a preparar futuras declaraciones de impuestos y a realizar cálculos si presenta una declaración enmendada.
El período de tiempo que debes conservar un documento depende de la acción, el gasto o el evento que registra el documento. Por lo general, debes conservar los registros que respalden una partida de ingresos, deducción o crédito que se muestren en tu declaración de impuestos a Hacienda, hasta que se agote el período de limitaciones para esa declaración de impuestos.
El período de limitaciones es el período de tiempo en el que puede modificar su declaración de impuestos para reclamar un crédito o reembolso, o la agencia tributaria puede evaluar impuestos adicionales.
La siguiente información refleja los períodos de limitaciones que se aplican a las declaraciones de impuestos. Los años se refieren al período posterior a la presentación de la declaración. Las declaraciones presentadas antes de la fecha de vencimiento se tratan como presentadas en la fecha de vencimiento.
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¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas para Hacienda?
Todas las facturas que se presentan ante la Agencia Tributaria, se deben conservar hasta su prescripción. Es decir, las facturas con documentos de IVA se guardan 4 años, y las facturas con documentos de IRPF, se guardan 5 años.
La razón es que Hacienda puede inspeccionar en cualquier momento que disponga, mientras el ejercicio no haya prescrito. En este periodo podrán revisar cualquier ejercicio que considere oportuno.
¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?
Debes conservar tus registros durante al menos 5 años después de la fecha límite de presentación del año fiscal correspondiente. Puedes verificar tus registros para asegurarse de que está pagando la cantidad correcta de impuestos.
Por ejemplo, si enviaste tu declaración de impuestos de 2019 a 2020 en línea antes del 31 de enero de 2021, debe conservar tus registros hasta al menos fines de enero de 2026.
Existen algunas excepciones donde se deben guardar las facturas por un periodo mayor, o por lo menos, mantenerlas mientras dure su amortización, como las facturas de inmovilizado. Por ejemplo, si compras un vehículo cuya vida útil son 15 años, habrá que conservar esa factura hasta que ese periodo caduque.
¿Y las facturas relacionadas con la propiedad?
Por regla general, debes mantener las facturas relacionadas con la propiedad hasta que expire el período de limitaciones para el año en el que se deshaga de la propiedad. Conserva estos registros para calcular cualquier depreciación, amortización o deducción por agotamiento y para calcular la ganancia o pérdida cuando vende o dispone de la propiedad.
¿Cuánto tiempo se deben guardar los documentos contables?
Los libros contables se deben guardar por seis años, según el Artículo 30 del Código de comercio. Si el empresario cierra su negocio o fallece, también debe cumplirse el plazo de seis años.
Los documentos contables que se deben guardar son los siguientes:
- Los libros obligatorios: el diario, el inventario y el de cuentas anuales
- Informes de auditoría
- Los libros no obligatorios: libro mayor y registro de IVA
- Los documentos que respaldan los libros de contabilidad: las facturas y tickets, emitidos y recibidos; y documentos bancarios
¿Es necesario guardar las facturas en papel?
La Agencia Tributaria es flexible en cuanto a guardar las facturas en papel y permiten conservarlas mediante el uso de medios electrónicos, siempre y cuando, se cumplan la autenticidad, el origen, la integridad y la legibilidad.
Esto quiere decir, que puedes deshacerte de las facturas recibidas en formato papel, siempre que hagas una copia digital idéntica a la original. Para ello, requieres de un sistema de digitalización certificada que pueda convertirlas en formato digital.
Además, debes conservar el orden cronológico de todos los campos obligatorios que deben aparecer en los libros contables.
¿Qué pasa si pierdo mis facturas, son robadas o destruidas?
Se recomienda digitalizar todas tus facturas para guardar un respaldo en caso de pérdida. Si no puedes reemplazar tus registros, debes hacer todo lo posible para proporcionar cifras. Informa a Hacienda, al momento de presentar tu declaración de impuestos si estás usando:
- Cifras estimadas. Tu mejor estimación cuando no puede proporcionar las cifras reales
- Cifras provisionales. Tus cifras estimadas temporales mientras esperas las cifras reales (también deberás enviar las cifras reales cuando estén disponibles)
¿Qué debo hacer con mis facturas para fines no tributarios?
Cuando sus registros ya no sean necesarios para fines impositivos, no los descartes hasta que compruebes si debe conservarlos por más tiempo para otros fines. Por ejemplo, tu compañía de seguros o acreedores pueden exigirle que los conserve por más tiempo que el IRPF.